เลือก Workflow ที่มีปัญหาชัดและเกิดซ้ำ
จุดเริ่มต้นที่ดีมักเป็นงานซึ่งทีมต้องคัดลอกข้อมูลระหว่าง Excel, Email, Form หรือ Chat หลายครั้ง และเสียเวลาในการถามสถานะหรือรวบรวมรายงาน
ไม่จำเป็นต้องเริ่มจากระบบที่ใหญ่ที่สุด ควรเริ่มจาก Process ที่มี Owner ชัด มีผู้ใช้พร้อมให้ Feedback และสามารถกำหนดสัญญาณความสำเร็จได้
สำรวจงานจริงก่อนกำหนด Feature
เก็บตัวอย่างเอกสาร หน้าจอ รายงาน และข้อยกเว้นที่ผู้ใช้พบจริง แล้วทำความเข้าใจว่าใครสร้างข้อมูล ใครตรวจ ใครอนุมัติ และใครนำข้อมูลไปใช้ต่อ
- ข้อมูลใดถูกกรอกซ้ำหรือมีหลาย Version
- ขั้นตอนไหนรอการอนุมัติหรือการตอบกลับนาน
- สถานะใดที่ผู้ใช้ต้องถามกันเป็นประจำ
- รายงานใดต้องจัดทำด้วยมือทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน
วาง Data Structure ให้รองรับการขยาย
แม้เริ่มจาก Module เล็ก แต่ควรกำหนดรหัสอ้างอิง User Roles สถานะ และประวัติรายการให้เป็นระบบ เพื่อให้เพิ่ม Dashboard, Notification, API หรือ Module ถัดไปได้โดยไม่ต้องรื้อข้อมูลเดิม
Prototype หรือ Module แรกควรถูกทดสอบกับผู้ใช้จริงก่อนขยาย Scope เพื่อยืนยันว่า Workflow ใหม่ช่วยงานได้และไม่สร้างขั้นตอนซ้ำรูปแบบใหม่