ตรวจนโยบายลาและ HRIS ให้รองรับสิทธิลาคลอด 120 วัน

เหตุใดแก้ระเบียบการลาแล้ว ระบบยังอาจคำนวณไม่ตรง

เมื่อ HR ปรับนโยบายวันลา งานยังไม่จบที่เอกสาร เพราะระบบอาจเก็บสิทธิ์เดิมอยู่ แบบฟอร์มยังเรียกหลักฐานแบบเดิม หรือข้อมูลที่ส่งไป Payroll ไม่แยกช่วงจ่ายค่าจ้าง พนักงานจึงเห็นสิทธิ์บนหน้าจอไม่ตรงกับนโยบายที่ได้รับแจ้ง

แนวทางของ HISTECH คือให้ตรวจตั้งแต่ต้นทางกฎหมายและนโยบาย ไปถึงค่าตั้งระบบ ขั้นตอนอนุมัติ และข้อมูลการจ่ายเงิน โดยใช้กรณีทดสอบร่วมกันระหว่าง HR, IT และ Payroll

กฎหมายฉบับที่เกี่ยวข้องมีผลเมื่อใด

พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน ฉบับที่ 9 พ.ศ. 2568 ประกาศในราชกิจจานุเบกษาเมื่อ 7 พฤศจิกายน 2568 มาตรา 2 กำหนดให้ใช้บังคับเมื่อพ้น 30 วันนับแต่วันประกาศ และคำอธิบายทางการระบุวันมีผลเป็น 7 ธันวาคม 2568 จึงเป็นกฎหมายที่มีผลใช้แล้ว ไม่ใช่ข้อเสนอหรือร่างกฎหมายใหม่ในปี 2569

บทความนี้เลือกเฉพาะประเด็นวันลาที่เกี่ยวข้องกับการตรวจนโยบายและระบบของนายจ้างภายใต้กฎหมายคุ้มครองแรงงาน กรณีข้าราชการ รัฐวิสาหกิจ การจ้างเหมาบริการของรัฐ หรือการจ้างที่มีกฎเฉพาะ ต้องตรวจขอบเขตและหลักเกณฑ์ที่ใช้กับการจ้างนั้นเพิ่มเติม ไม่ตั้งสิทธิ์เหมือนกันทุกกลุ่มโดยอัตโนมัติ

จำนวนวันลาและจำนวนวันที่จ่ายค่าจ้างต้องแยกอย่างไร

ตัวบทแก้ไขกำหนดสิทธิลาคลอดบุตรครรภ์หนึ่งไม่เกิน 120 วัน และกำหนดการจ่ายค่าจ้างโดยนายจ้างระหว่างลาคลอดไม่เกิน 60 วันตามเงื่อนไขกฎหมาย จึงไม่ควรตั้งระบบโดยตีความว่าลาคลอด 120 วันหมายถึงนายจ้างจ่ายค่าจ้างเต็มจำนวนทุกวันทั้ง 120 วัน

สิทธิลาอีกประเภทคือการลาต่อเนื่องเพื่อเลี้ยงดูบุตรที่มีภาวะเจ็บป่วยตามเงื่อนไขตัวบท ไม่เกิน 15 วัน โดยมีใบรับรองแพทย์แผนปัจจุบันประกอบ และจ่ายค่าจ้างในอัตรา 50% ตามมาตรา 59/1 ส่วนการลาเพื่อช่วยเหลือคู่สมรสที่คลอดบุตรมีสิทธิไม่เกิน 15 วัน ภายในกรอบเวลาที่มาตรา 41/1 กำหนด และมีการจ่ายค่าจ้างตามมาตรา 59/2

นี่เป็นสาระที่เลือกมาอธิบาย ไม่ใช่รายละเอียดสิทธิทั้งหมด ก่อนตั้งระบบต้องอ่านตัวบทส่วนที่เกี่ยวข้องร่วมกัน ตรวจนโยบายที่ให้สิทธิ์ดีกว่ากฎหมาย และแยกเงินที่นายจ้างจ่ายออกจากประโยชน์ทดแทนประกันสังคมซึ่งใช้เงื่อนไขอีกชุดหนึ่ง

ขั้นที่ 1 ทำรายการกติกาที่ HR กับ IT ตรวจตรงกันได้

ทำรายการแยกตามประเภทการลา ระบุผู้มีสิทธิ์ จำนวนวัน วิธีนับ เงื่อนไขการใช้ หลักฐาน การจ่ายค่าจ้าง วันที่มีผล และเอกสารต้นทางที่ผู้รับผิดชอบตรวจแล้ว ประเด็นที่ยังตีความไม่ตรงกันควรส่งให้ผู้รับผิดชอบด้านแรงงานหรือกฎหมายยืนยันก่อนตั้งค่าระบบ

• แยกสิทธิ์ต่อครรภ์ออกจากสิทธิ์ต่อปี เพื่อไม่ให้ระบบตัดสิทธิ์ผิดฐาน

• แยกจำนวนวันที่ลาได้กับช่วงวันที่จ่ายค่าจ้าง และอัตราที่ใช้จ่าย

• สำหรับการลาช่วยเหลือคู่สมรส ให้ตรวจเงื่อนไขการใช้สิทธิ์และกรอบ 90 วันนับแต่วันที่คลอดบุตรตามตัวบท

• ตรวจนโยบายบริษัทที่ให้สิทธิ์มากกว่าขั้นต่ำ เพื่อไม่ให้การปรับระบบลดสิทธิ์โดยไม่ได้พิจารณา

• แยกผู้มีหน้าที่ตรวจหลักฐาน ผู้อนุมัติ และผู้เข้าถึงเอกสารประกอบ

ขั้นที่ 2 เทียบกติกากับค่าตั้งและข้อมูลที่ระบบใช้

ตรวจรหัสประเภทการลา ปฏิทินทำงาน วิธีนับวัน วันที่เริ่มและสิ้นสุดคำขอ และข้อมูลที่ใช้ตรวจเงื่อนไข อย่าเปลี่ยนเพียงชื่อบนหน้าจอ โดยปล่อยให้สูตรคำนวณหรือรหัสที่ส่ง Payroll ยังเป็นแบบเดิม

เมื่อแก้นโยบาย ควรเก็บรุ่นของกติกาและวันที่มีผลไว้ให้ตรวจย้อนหลังได้ การแก้ค่าปัจจุบันทับทั้งหมดอาจทำให้คำขอเก่าถูกคำนวณใหม่โดยไม่ตั้งใจ กรณีคำขอคาบเกี่ยววันมีผลหรือข้อมูลเดิมไม่ครบ ควรให้ผู้รับผิดชอบยืนยันวิธีจัดการก่อนย้ายข้อมูล

ขั้นที่ 3 ทดสอบตั้งแต่คำขอจนถึง Payroll

ใช้ข้อมูลสมมติและผลคาดหวังที่ HR รับรองแล้ว ทดลองทั้งกรณีใช้งานปกติและกรณีขอบเขตสิทธิ์ หากผลไม่ตรง ต้องระบุว่าเกิดจากข้อมูล กติกา การอนุมัติ หรือการส่งต่อ ก่อนเปิดใช้จริง

• คำขอที่อยู่ในสิทธิ์และคำขอที่เกินจำนวนวันที่กำหนด

• คำขอที่คร่อมวันหยุดหรือรอบเงินเดือน ตามวิธีนับวันที่ผู้รับผิดชอบตรวจแล้ว

• การเปลี่ยนวัน ยกเลิกคำขอ และแก้คำขอหลังอนุมัติ โดยไม่คืนหรือหักสิทธิ์ซ้ำ

• การลาต่อเนื่องที่ต้องมีหลักฐาน กับกรณีที่ข้อมูลหรือเอกสารยังไม่ครบ

• การลาช่วยเหลือคู่สมรสที่อยู่ใกล้ขอบเขตเวลา รวมทั้งคำขอที่อยู่นอกเงื่อนไข

• ยอดและรหัสที่ส่งให้ Payroll ตรงกับช่วงการจ่ายที่ตรวจแล้ว และผู้ไม่มีหน้าที่เปิดเอกสารสุขภาพไม่ได้

ต้องเก็บเอกสารประกอบให้ทุกคนเห็นหรือไม่

ข้อมูลที่ใช้อนุมัติคำขออาจละเอียดกว่าข้อมูลที่หัวหน้างานหรือ Payroll ต้องใช้ จึงควรแยกสิทธิ์ดูสถานะคำขอออกจากสิทธิ์อ่านเอกสารประกอบ กำหนดผู้รับผิดชอบและระยะเวลาเก็บตามความจำเป็นกับข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง

ในการทดสอบและสาธิตระบบให้ใช้ข้อมูลสมมติ ไม่ใส่ใบรับรองแพทย์หรือรายละเอียดครอบครัวของพนักงานจริงลงในภาพหน้าจอ คู่มือ หรือชุดทดสอบที่ผู้ไม่เกี่ยวข้องเข้าถึงได้

ใครควรยืนยันก่อนเปิดใช้ และควรตรวจอะไรหลังเปิด

ให้ HR ยืนยันกติกาและข้อความสื่อสาร IT ยืนยันการคำนวณกับสิทธิ์ระบบ และ Payroll ยืนยันผลต่อการจ่ายเงิน กรณีที่ยังมีข้อสงสัยด้านสิทธิ์ให้ผู้รับผิดชอบกฎหมายหรือแรงงานตรวจตามข้อเท็จจริงก่อน บันทึกผลทดสอบ ผู้ยืนยัน และวันที่เปิดใช้ไว้ด้วย

หลังเปิดใช้ ควรตรวจคำขอจริงช่วงแรกโดยผู้มีหน้าที่ เปรียบเทียบสิทธิ์ที่แสดง ผลอนุมัติ และยอดที่ส่ง Payroll หากพบข้อผิดพลาดต้องแก้พร้อมตรวจว่ามีคำขออื่นได้รับผลด้วยหรือไม่

อ่านขอบเขตบริการ HRIS และ HR Tech ของ HISTECH ได้ในลิงก์อ่านต่อ เพื่อพิจารณาระบบลา การอนุมัติ และการจัดข้อมูลที่ต้องใช้ร่วมกัน